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Devenir formateur indépendant ou créer un centre de formation implique de se conformer à plusieurs obligations administratives. Parmi celles-ci, l’obtention du numéro de déclaration d’activité – NDA constitue une étape essentielle. Ce numéro, délivré par l’administration, autorise officiellement l’exercice d’une activité de formation professionnelle.
Dans ce dossier, nous vous expliquons en détail ce qu’est le fameux NDA, comment l’obtenir, comment le gérer après son obtention, et quelles sont les bonnes pratiques à adopter. Vous découvrirez également les avantages qu’il procure, les risques à anticiper, ainsi que les solutions d’accompagnement proposées par SCORF pour sécuriser cette étape dans votre projet.
Qu’est-ce que le numéro de déclaration d’activité ?
Avant de vous lancer dans la création de votre organisme de formation ou dans l’activité de formateur indépendant, il est important de bien connaître le cadre légal qui encadre l’activité de formation professionnelle. Le numéro de déclaration d’activité est un élément central de ce cadre.
Définition et rôle du NDA
Lorsque l’on souhaite exercer une activité de formation professionnelle en France, il est nécessaire d’obtenir un numéro de déclaration d’activité, plus connu sous l’acronyme NDA. C’est un identifiant administratif unique de 11 chiffres attribué par la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), après dépôt d’un dossier. Toute personne physique ou morale qui souhaite exercer une activité de formation professionnelle en France peut en faire la demande. On peut également considérer le NDA comme une autorisation administrative d’exercer l’activité de formation professionnelle.
De nombreuses personnes font l’amalgame entre différents éléments administratifs. Il faut alors bien les distinguer :
- Avec un NDA, vous êtes alors reconnu par l’Etat en tant que prestataire de formation,
- Le numéro SIREN est l’identifiant de l’entreprise et il est délivré par l’INSEE lors de la création de votre structure,
- Pour devenir organisme de formation en France, il n’existe pas à proprement parler un “agrément”. Ce terme est souvent employé à tort.
- Qualiopi, elle, est une certification. Cette dernière est obligatoire pour accéder à des financements. Elle atteste de la qualité des prestations de formation selon un référentiel national.
Pourquoi est-il obligatoire pour un organisme de formation ?
L’article L6351-1 du Code du travail impose l’obligation de déclaration de toute activité de formation professionnelle auprès de la DREETS. Précisons que toute déclaration n’aboutira pas forcément à l’obtention du numéro de déclaration d’activité comme le dit l’article L6351-4 du Code du travail. L’obtention du NDA permet à l’administration d’identifier les prestataires de formation, d’encadrer leurs pratiques et de garantir la qualité des services rendus.
En cas de manquement, l’article L6351-7 prévoit quelques sanctions. En effet, un organisme qui ne déclare pas son activité s’expose à plusieurs risques : il ne pourra pas exercer légalement, ne pourra pas facturer de formations professionnelles éligibles à des financements, et il pourra faire l’objet de sanctions administratives ou pénales.
Qui est concerné par l’obligation de déclaration ?
Cette obligation concerne toute personne physique ou morale qui dispense des formations professionnelles, dès lors que celles-ci sont rémunérées. Sont donc concernés :
- Entreprises (SARL, SAS, etc.) ou associations proposant des actions de formation,
- Travailleurs indépendants (freelances, micro-entrepreneurs, auto-entrepreneurs) dès qu’ils réalisent une formation rémunérée,
- Services internes de formation des entreprises,
- Organismes sous-traitants si leurs actions relèvent de la formation (sous certaines conditions).
Ce qu’il faut retenir
Le numéro de déclaration d’activité (NDA), délivré par la DREETS, est obligatoire pour exercer une activité de formation professionnelle rémunérée en France. Il permet à l’État d’identifier et de contrôler les prestataires de formation.
Comment obtenir son numéro de déclaration d’activité ?
En 2022, 31 274 demandes d’enregistrement pour l’obtention d’un numéro de déclaration d’activité ont été déposées auprès des DREETS. Parmi elles, 6 579 ont été refusées, soit un taux de rejet de 21 %. Les années suivantes ont enregistré des taux de refus similaires, oscillant entre 18 et 20 %.
Ces chiffres peuvent donner l’impression que l’obtention du NDA est complexe. En réalité, la procédure reste tout à fait accessible dès lors que l’on respecte les obligations administratives et que l’on prépare un dossier solide. Dans cette section, nous vous guidons pas à pas pour sécuriser votre démarche.
Les conditions préalables à remplir
Avant de déposer une demande de numéro de déclaration d’activité, certaines conditions doivent impérativement être réunies :
- Avoir réalisé au moins une action de formation professionnelle, facturée à un client. En effet, il faut présenter une facture pour preuve de réalisation.
- Être enregistré avec un numéro SIREN actif ;
- Disposer d’un objet social en lien avec l’activité de formation professionnelle.
En d’autres termes, il faut déjà avoir signé et exécuté une première convention de formation ou un contrat avec un bénéficiaire avant de faire la demande.
La procédure étape par étape
Obtenir son numéro de déclaration d’activité repose sur une démarche structurée et relativement simple à condition de respecter les exigences imposées par l’administration. Voyons ensemble la procédure étape par étape.
Étape 1 : Préparer son dossier
La première étape consiste à réunir un ensemble de documents justificatifs. Ceux-ci incluent :
- Une convention ou un contrat de formation signé avec un premier client, justifiant d’une action de formation déjà réalisée ou en cours ;
- Un programme de formation clair et structuré ;
- Le CV du ou des formateurs intervenant sur la formation ;
- Un justificatif d’identité et de domicile ;
- Un extrait Kbis pour les sociétés ou un document équivalent de l’INSEE pour les auto-entrepreneurs ;
- Une attestation de non-condamnation pour les sociétés ou un extrait de casier judiciaire pour les personnes physiques.
Étape 2 : Effectuer la déclaration en ligne
Une fois le dossier prêt, la déclaration se fait exclusivement en ligne via la plateforme officielle Mon Activité Formation. Il faut commencer par créer un compte, puis remplir le Cerfa n°10782, le formulaire de déclaration d’activité. Enfin, les pièces justificatives sont à téléverser directement sur la plateforme.
Bon à savoir
L’obtention du numéro de déclaration d’activité nécessite un dossier complet. La déclaration se fait ensuite en ligne sur Mon Activité Formation, via le formulaire Cerfa et le dépôt des pièces justificatives.
Délais de réponse
Une fois votre dossier transmis sur la plateforme, vous recevrez un accusé de réception.
En règle générale, le délai de traitement d’un dossier est d’environ 30 jours à compter de la date de dépôt. Si aucune réponse n’est reçue au bout de ce délai, il est recommandé de contacter la DREETS de votre région par courrier ou par téléphone afin de s’assurer que le dossier a bien été pris en compte.
Précisons également que même si on parle de “déclaration d’activité”, l’administration peut refuser votre enregistrement, en cas de dossier incomplet ou non conforme.
Gérer son NDA après l’obtention
Obtenir son numéro de déclaration d’activité est une étape importante, mais ce n’est que le début d’un cadre réglementaire à respecter. Une fois votre NDA en main, vous êtes autorisé à dispenser des formations, à condition de respecter plusieurs obligations administratives. Mention du numéro sur vos documents, déclaration annuelle d’activité, actualisation de vos informations : cette gestion continue est essentielle pour garantir la validité de votre enregistrement.
Obligations à respecter une fois le NDA obtenu
Une fois le NDA obtenu, certaines obligations réglementaires doivent être respectées pour le conserver. Vous devez notamment :
- Mentionner ce numéro de déclaration d’activité sur tous les documents contractuels liés à la formation : conventions, attestations de présence, factures, etc. ;
- Transmettre chaque année, au plus tard le 30 avril, un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) retraçant l’activité de l’année écoulée.
Situations particulières : perte, inactivité, caducité
Un numéro de déclaration d’activité devient caduc s’il n’y a eu aucune activité de formation déclarée pendant 12 mois consécutifs. Ceci est indiqué par l’article L.6352-11 du code du travail. Dans ce cas, il est nécessaire de recommencer toute la procédure de demande à zéro pour en obtenir un nouveau. Pour éviter ceci, il est conseillé de réaliser au moins une action de formation chaque année et de le déclarer via le BPF.
Par ailleurs, si l’organisme connaît des changements majeurs (adresse, structure juridique, champ d’activité…), une mise à jour du dossier est obligatoire auprès de la DREETS.
Très important
Le numéro de déclaration devient caduc après 12 mois sans activité déclarée et doit être mis à jour en cas de changement de situation auprès de la DREETS.
Comment retrouver son numéro de déclaration d’activité ?
Vous avez besoin de votre NDA pour compléter un BPF, établir une convention ou justifier votre activité auprès d’un financeur, mais vous ne parvenez plus à le retrouver ? Voici deux moyens simples pour l’avoir :
- Votre numéro de déclaration d’activité figure dans vos données d’enregistrement sur la plateforme Mon Activité Formation ;
- Consultez la liste publique des organismes de formation, régulièrement mise à jour par l’administration. Une simple recherche par nom ou SIREN permet d’afficher le numéro de déclaration d’activité associé.
Avantages, risques et bonnes pratiques
Obtenir son NDA ouvre la porte à une activité de formation professionnelle reconnue et légale, avec de nombreux avantages pour votre structure. Cependant, cette étape s’accompagne aussi de responsabilités et de risques en cas de non-conformité. Pour sécuriser votre démarche et maximiser vos chances de succès, il est essentiel d’identifier les erreurs fréquentes à éviter et d’adopter des bonnes pratiques.
Les bénéfices liés à l’obtention du numéro de déclaration d’activité
Disposer d’un NDA vous permet d’exercer votre activité de formation en toute légalité. C’est aussi un prérequis indispensable pour prétendre à des financements publics (CPF, OPCO, France Travail…). De plus, cela renforce la crédibilité de votre structure vis-à-vis des clients et des partenaires.
Raisons fréquentes de refus de dossier
Certains motifs reviennent fréquemment dans les refus de dossier. Parmi eux :
- Un dossier incomplet : pièces manquantes ;
- Une prestation relevant du développement personnel ;
- Une absence de réponse à une demande de pièce complémentaire ;
- Une action de formation jugée trop vague ou correspondant à une session d’information ;
- Une formation initiale non conforme ;
- Une formation interne à l’entreprise ;
- Une prestation incluant la livraison d’un bien.
Pour éviter tout refus, il est conseillé de :
Constituer un dossier complet et rigoureux
Vérifiez que toutes les pièces demandées sont présentes, lisibles et à jour. Une checklist peut vous aider à ne rien oublier, notamment la convention ou contrat signé, le programme détaillé, les CV des formateurs, ainsi que les justificatifs d’identité et d’immatriculation.
Adapter votre offre aux critères réglementaires
Assurez-vous que votre action de formation s’inscrit bien dans le cadre légal de la formation professionnelle. Évitez les thématiques liées au coaching, au développement personnel, au bien-être ou au conseil qui ne sont pas éligibles.
Répondre rapidement aux demandes complémentaires
Si l’administration vous demande des documents supplémentaires, transmettez-les sans délai pour éviter un rejet automatique.
Définir clairement votre public et vos objectifs pédagogiques
Votre programme doit être précis, structuré et ciblé sur un public spécifique, avec des objectifs clairs de montée en compétences.
L’accompagnement proposé par SCORF
SCORF accompagne les futurs organismes de formation dans toutes les étapes de la création. L’équipe peut :
- Vous aider à constituer un dossier de demande de numéro de déclaration d’activité complet et conforme ;
- Vous informer sur les obligations réglementaires liées au statut d’organisme de formation ;
- Vous préparer à la certification Qualiopi, souvent nécessaire pour accéder à des financements.
Sinon, si vous préférez gérer vous-même les démarches, vous pouvez également suivre la formation de la SCORF : créer et développer une activité de formation professionnelle.
Liens Utiles
- Mon Activité Formation (MAF) : https://info.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/
- Portail nation des DREETS : https://dreets.gouv.fr/
- Liste publique des OF : https://data.gouv.fr/fr/datasets/liste-publique-des-organismes-de-formation/
Témoignages
« Je n’avais aucune connaissance des démarches administratives nécessaires pour déclarer mon organisme de formation. La SCORF a pris le temps de tout m’expliquer et de gérer le processus avec moi. »
« Grâce à SCORF, j’ai obtenu ma déclaration d’activité sans stress. Un accompagnement clair et efficace ! »
« Après un refus de la DREETS, l’obtention du numéro de déclaration d’activité me semblait insurmontable. Heureusement, j’ai trouvé la SCORF. Leur accompagnement sur-mesure m’a permis de constituer mon dossier sans perdre de temps. »
« Sans la SCORF, je serais encore perdu dans les démarches. Aujourd’hui, mon organisme est opérationnel. »
Les questions courantes
C’est la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), sous l’autorité du Ministère du Travail.
Vous devez déjà posséder un numéro de déclaration d’activité. Ensuite, vous devrez réussir un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité.
Oui, mais uniquement si la formation est interne à l’entreprise, non rémunérée, ou hors du champ de la formation professionnelle continue.
Il faut effectuer une nouvelle demande via la plateforme Mon Activité Formation, en recommençant la procédure depuis le début.
Toute personne ou entité, qu’elle soit indépendante ou constituée, souhaitant proposer des actions de formation professionnelle à titre rémunéré.
Un organisme doit déclarer son activité, afficher son numéro de déclaration d’activité sur ses documents, déposer chaque année son BPF, et se conformer aux règles du Code du travail.
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