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La certification Qualiopi est obligatoire pour les prestataires de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics. Instaurée par la loi « Avenir professionnel » de 2018, elle vise à renforcer la qualité des actions de formation et à professionnaliser l’ensemble du secteur. Ce guide pratique présente les principes, les bénéfices, les étapes d’obtention et les bonnes pratiques pour obtenir et maintenir la certification.
Les fondamentaux de la certification Qualiopi
Avant d’engager les démarches pour obtenir Qualiopi, il est essentiel de bien comprendre ce qu’est Qualiopi, sur quel référentiel elle repose, qui est concerné et quels sont ses objectifs concrets. Cette section clarifie les éléments clés du dispositif pour mieux appréhender ses enjeux et obligations.
Origine et cadre légal de la certification
La loi “Avenir professionnel” du 5 septembre 2018 a réformé la formation professionnelle en imposant aux prestataires de respecter un Référentiel National Qualité (RNQ), base de la certification Qualiopi. Depuis le 1er janvier 2022, Qualiopi est obligatoire pour accéder aux financements publics. Cette certification garantit la qualité des processus et améliore la lisibilité de l’offre de formation pour les entreprises et usagers.
Bon à savoir
La certification Qualiopi est devenue obligatoire au 1er janvier 2022 pour tous les prestataires souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO…).
Qu’est-ce que Qualiopi ?
Qualiopi est la marque officielle délivrée par des organismes accrédités par le COFRAC. Elle atteste de la qualité des processus d’un prestataire selon le Référentiel National Qualité (RNQ). Cette certification, gage de sérieux et de professionnalisme, est essentielle pour convaincre financeurs et bénéficiaires.
Basée sur 7 critères et 32 indicateurs, Qualiopi évalue la conception, la mise en œuvre, l’adaptation et le pilotage des actions, du recueil des besoins à l’évaluation. Elle mesure la capacité du prestataire à proposer des formations structurées, adaptées et en amélioration continue. Qualiopi valide la qualité du processus, pas le contenu de la formation.
Entre tous les sigles dans l’univers de la formation professionnelle, vous devez tout de même les distinguer et retenir que :
- RNQ est Référentiel National Qualité, base de Qualiopi ;
- RNCQ est le Référentiel National de Certification Qualité, ancien nom du RNQ ;
- RNCP est le Répertoire National des Certifications Professionnelles, regroupe diplômes et titres reconnus par l’État.
Bon à savoir
Le terme “Qualiopi” est la marque déposée du Référentiel National Qualité (RNQ). RNCP et RS (Répertoire Spécifique) concernent le contenu pédagogique, pas la démarche qualité.
Qui est concerné par Qualiopi ?
Sont donc concernés :
- Les organismes de formation,
- Les centres de formation d’apprentis,
- Les centres et les prestataires de bilans de compétences,
- Les organismes qui proposent la validation des acquis de l’expérience.
Les formateurs et organismes de formation intervenant en sous-traitance ne sont pas soumis à l’obligation de détenir la certification Qualiopi tant que :
- Ils interviennent pour le compte d’un donneur d’ordre certifié Qualiopi ;
- Le donneur d’ordre conserve l’entière responsabilité de la qualité des prestations réalisées et doit intégrer le contrôle et l’évaluation de ses sous-traitants dans son propre système qualité.
Les formateurs et organismes étrangers sont concernés dès lors qu’ils réalisent des prestations de formation en France qui mobilisent des fonds publics français. L’obligation de certification Qualiopi dépend ainsi du lieu de la prestation et du mode de financement, et non de la nationalité du prestataire.
Les bénéfices tangibles de Qualiopi
Au-delà de son caractère obligatoire pour accéder aux financements publics, la certification Qualiopi représente un véritable levier de développement pour les organismes de formation. Elle apporte des avantages concrets, à la fois sur le plan économique, en ouvrant l’accès aux dispositifs de financement, et sur le plan stratégique, en renforçant la crédibilité et la visibilité de l’organisme auprès de ses clients, partenaires et apprenants.
Accès aux financements publics
La certification Qualiopi ouvre l’accès aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle :
- Le Compte Personnel de Formation (CPF), devenu un levier majeur pour les individus souhaitant financer leur parcours de formation ;
- Les financements des OPCO, qui soutiennent les actions de formation des salariés dans le cadre du plan de développement des compétences des entreprises ;
- Les aides de France Travail, permettant aux demandeurs d’emploi de bénéficier de formations qualifiantes et certifiantes ;
- Les dispositifs financés par les fonds mutualisés, répartis par France Compétences et mobilisés via les opérateurs (OPCO, Régions, etc.).
Valorisation de l’image de marque
Au-delà de l’aspect financier, Qualiopi constitue un véritable levier marketing et de communication :
- Crédibilité renforcée : la certification Qualiopi, adossée à un référentiel national reconnu, rassure les entreprises, les financeurs et les institutions sur le sérieux et la qualité de l’organisme.
- Différenciation concurrentielle : sur un marché de la formation très concurrentiel, Qualiopi permet de se distinguer en affichant une reconnaissance officielle de la qualité de ses prestations.
- Visibilité accrue : l’inscription sur la liste publique des organismes certifiés de France Compétences facilite la mise en relation avec de nouveaux clients et partenaires.
- Confiance des apprenants : pour les stagiaires, la certification est un gage de professionnalisme, de qualité pédagogique et de sécurité dans le parcours de formation.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Obtenir la certification Qualiopi demande de se préparer méthodiquement pour répondre aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Cette section détaille les critères à respecter, le déroulement de l’audit, les étapes clés de la démarche et les éléments pratiques à anticiper : délais, coûts et durée de validité de la certification.
Les critères du Référentiel National Qualité
Le RNQ repose sur sept critères déclinés en 32 indicateurs. Chaque critère doit être explicitement traité et documenté. Voici une présentation détaillée :
| Critère | Objectif | Indicateur | Exemples de justificatifs |
| 1. Information du public (sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus) | Assurer la transparence sur l’offre de formation (objectifs, modalités, contenus, tarifs, résultats attendus). | Indicateur 1 : Information du public | Fiche de formation accessible en ligne détaillant le programme, les dates, les prérequis et le taux de réussite |
| Indicateur 2 : Indicateur de résultat | Rapport sur le taux de satisfaction des stagiaires ou sur le taux de réussite global | ||
| Indicateur 3 : Taux d’obtention des certifications | Taux d’obtention de la certification. | ||
| 2. Objectif et adaptation des prestations | Adapter la formation aux attentes des bénéficiaires et des commanditaires | Indicateur 4 : Analyse des besoins | Questionnaire préalable à la formation pour identifier les besoins |
| Indicateur 5 : Objectifs de la prestation | Présentation des objectifs finaux et des compétences visées dans le programme pédagogique. | ||
| Indicateur 6 : Contenus et modalités | Parcours pédagogiques, grilles et modalités d’évaluation. | ||
| Indicateur 7 : Contenus et exigences | Présentation de l’offre de formation en cohérence avec le référentiel de la certification. | ||
| Indicateur 8 : Positionnement à l’entrée | Test de positionnement et évaluation des acquis à l’entrée. | ||
| 3. Accueil, suivi et évaluation du public | Garantir que la formation est conçue et mise en œuvre en fonction des besoins, des profils et des spécificités du public bénéficiaire. | Indicateur 9 : Conditions de déroulement | Livret d’accueil et règlement intérieur |
| Indicateur 10 : Adaptation de la prestation | Mise en place du groupe de niveau | ||
| Indicateur 11 : Atteinte des objectifs | Outils d’évaluations des acquis en cours et à la fin de la formation | ||
| Indicateur 12 : Engagement des bénéficiaires | Mise en place d’une procédure de gestion des abandons et de relance systématique | ||
| Indicateur 13 : Coordination de l’apprentissage en centre de formation et en entreprise | Carnet de suivi | ||
| Indicateur 14 : Exercice de la citoyenneté | Mise en place d’activités socio-professionnel et éducatif | ||
| Indicateur 15 : Droits et devoirs de l’apprenti | Règlement intérieur | ||
| Indicateur 16 : Présentation à la certification | Guide d’explication du déroulement de la session d’évaluation | ||
| 4. Adéquation des moyens | Garantir la cohérence des moyens mobilisés et l’atteinte des objectifs pédagogique | Indicateur 17 : Moyens humains et techniques | Formateurs qualifiés et équipements adaptés |
| Indicateur 18 : Coordination des intervenants internes et/ou externes | Présentation des intervenants et planning des intervenants | ||
| Indicateur 19 : Ressources pédagogiques | Supports de cours | ||
| Indicateur 20 : Personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement | Liste et coordonnées des membres du personnel | ||
| 5. Développement des connaissances et des compétences des personnes chargés de la mise en œuvre des prestations | Garantir que les formateurs disposent des compétences requises pour dispenser la formation et qu’ils les développent régulièrement | Indicateur 21 : Compétences des intervenants | Preuve de formation continue des formateurs. |
| Indicateur 22 : Gestion de la compétence | Plan de formation interne. | ||
| 6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel | Assurer une veille active sur les évolutions des métiers, des compétences, de la réglementation et s’investir dans des réseaux professionnels pour adapter et faire évoluer les prestations | Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire | Participation aux salons professionnels. |
| Indicateur 24 : Veille des emplois et des métiers | Adhésion à un réseau de professionnels. | ||
| Indicateur 25 : Veille pédagogique et technologique | Analyse d’opportunités et de faisabilité sur la mise en œuvre des innovations pédagogiques et technologiques. | ||
| Indicateur 26 : Situation de handicap | Compétences et connaissances actualisées du référent handicap | ||
| Indicateur 27 : Sous-traitance | Contrôle et coordination des prestataires externes | ||
| Indicateur 28 : Formation en situation de travail | Liste des entreprises partenaires entreprises et livret alternance | ||
| Indicateur 29 : Insertion professionnelle | Partenariat avec des acteurs de l’insertion et de l’emploi et avec le monde professionnel | ||
| 7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées | Mettre en œuvre un dispositif structuré et de traitement des appréciations et réclamations des parties prenantes afin d’alimentation l’amélioration continue de la qualité des prestations | Indicateur 30 : Recueil des appréciations | Enquête de satisfaction, questionnaire |
| Indicateur 31 : Traitement des réclamations | Registre des réclamations | ||
| Indicateur 32 : Amélioration continue | Tableau de suivi des mesures d’améliorations mises en œuvre à partir des réclamations |
Pour chaque indicateur, il faut fournir des preuves concrètes (documents, enregistrements, relevés statistiques) et démontrer l’application effective des processus.
Ce qu’il faut retenir
La certification Qualiopi repose sur 7 critères et 32 indicateurs, dont certains sont obligatoires selon les types d’action (formation, VAE, bilan de compétences…).
Le processus d’audit
Pour obtenir et conserver la certification Qualiopi, un organisme de formation doit se soumettre à plusieurs audits successifs. Bien qu’on parle souvent d’un audit, le cycle de certification Qualiopi comprend en réalité trois étapes distinctes.
L’audit initial
L’audit initial est le premier audit à passer pour obtenir la certification. Il vérifie le respect des critères et indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Selon l’organisme certificateur et l’activité, il se déroule à distance ou en présentiel.
À l’issue de l’audit, un rapport indique les conformités et les non-conformités (mineures ou majeures). L’organisme dispose de quelques semaines pour les corriger. Après vérification, si tout est conforme, le certificat Qualiopi est délivré pour trois ans.
Bon à savoir
Le premier audit dure généralement 1 journée pour un organisme mono-site, mais peut être prolongé si plusieurs catégories d’actions ou sites sont concernés.
L’audit de surveillance et l’audit de renouvellement
L’audit de surveillance a lieu entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de Qualiopi. Il vérifie le maintien des bonnes pratiques et la dynamique d’amélioration continue. Il se fait généralement à distance, sauf cas particuliers (multi-sites). Une non-conformité majeure peut entraîner la suspension ou le retrait de la certification.
L’audit de renouvellement, obligatoire sur site, permet de prolonger la certification pour 3 ans. Réalisé 3 à 5 mois avant l’échéance, il réévalue l’ensemble du système qualité et la pérennité des pratiques.
Particularités multi-sites : Un OF est multi-sites s’il possède un siège et des antennes partageant les mêmes process qualité centralisés. Un audit mutualisé peut couvrir jusqu’à six sites lors d’une visite. L’échantillonnage est défini par l’auditeur selon la taille et la dispersion. En cas d’ouverture de nouveaux sites, un audit complémentaire peut être exigé.
Les étapes clés pour obtenir la certification
La certification Qualiopi suit un processus rigoureux, parfois perçu comme administrativement lourd. Une bonne préparation optimise vos chances de réussite. Voici les étapes clés :
- Auto-diagnostic : Réalisez un auto-diagnostic basé sur le RNQ. Un consultant Qualiopi peut vous accompagner.
- Choix de l’organisme certificateur : Sélectionnez un organisme accrédité (liste sur le site du COFRAC ou du Ministère du Travail). Comparez tarifs, délais, spécialisation et modalités d’audit.
- Préparation documentaire : Rassemblez procédures, enregistrements, bilans et preuves. Des documents centralisés et structurés facilitent l’audit.
- Planification de l’audit initial : Après signature du contrat, le certificateur vous communique le règlement d’audit et demande les premiers documents.
- Obtention du certificat Qualiopi : Si votre organisme est conforme au RNQ, la certification est délivrée.
Très important
L’absence de preuve documentée sur un seul indicateur obligatoire peut entraîner une non-conformité majeure, empêchant l’obtention de la certification.
Délais, coûts et durée de validité
Entre le premier contact et l’audit initial, le délai varie de 1 à 8 semaines selon les disponibilités et la préparation du dossier. L’audit dure 1 à 2 jours selon la taille de l’organisme. Le rapport est remis sous 5 à 10 jours ouvrés. En cas de non-conformité, vous disposez de 15 jours à 3 mois pour les corriger. Après l’avis favorable, comptez environ 10 jours pour recevoir le certificat.
Le coût de l’audit initial varie selon la taille, le nombre de sites et le périmètre, mais se situe généralement entre 900 et 1 800 euros. L’audit de surveillance coûte autour de 500 euros. La certification est valable 3 ans.
Ce qu’il faut retenir
- Coût moyen : entre 900 € et 1 800 € HT selon l’organisme et la taille de l’OF
- Durée de validité : 3 ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours
- Délai moyen d’obtention : 1 à 3 mois, selon la préparation
Découvrez le Pack Certification Qualiopi de la SCORF
La SCORF a accompagné des centaines d’organismes pour obtenir leur Qualiopi. C’est un thème qu’on maîtrise parfaitement. Tous nos consultants sont des auditeurs Qualiopi en activité. Ça nous permet d’être toujours à jour et de garantir nos résultats.
100% des organismes qu’on a accompagné ont obtenu leur certification qualité et 100% des organismes ont aussi validé leur audit de surveillance et l’audit de renouvellement. Si vous avez eu votre Qualiopi, on vous félicite, mais le plus dur reste à faire : la conserver.
Notre accompagnement a été calibré pour vous permettre de valider Qualiopi initialement, mais surtout d’avoir une organisation efficace pour que le renouvellement se passe parfaitement.
L’accompagnement qu’on vous propose, il comprend :
- L’intégralité des documents de preuve à utiliser,
- Les arguments à utiliser le jour de l’audit,
- 4 à 20 heures d’accompagnement personnalisé par l’un de nos experts.
- En option, vous pouvez même avoir un accompagnement, voire même vous faire représenter le jour de l’audit.
Exploitation et maintien de sa certification Qualiopi
Obtenir Qualiopi est une étape clé, mais son maintien demande rigueur. Quelles sont les obligations à respecter ?
Obligations de communication et usage de la marque
Dès l’obtention du certificat, il est essentiel d’afficher le logo Qualiopi sur votre site internet, vos plaquettes commerciales et catalogues de formation. Sur le site, expliquez clairement la signification de la certification, via une page dédiée ou intégrée.
Gestion des évolutions de l’offre
Pour chaque nouvelle formation ou dispositif lancé, un audit d’extension est nécessaire. En cas de sous-traitance :
- Formalisez un contrat précisant les responsabilités qualité.
- Mettez en place un suivi et une évaluation des prestations déléguées.
Gestion des non-conformités et audits de suivi
En cas de non-conformité (mineure ou majeure), vous devez :
- Définir un plan d’actions correctives avec échéances ;
- Mettre en œuvre les mesures et collecter les preuves ;
- Présenter ces preuves lors de l’audit de surveillance (14-22 mois).
Si les corrections sont validées, la certification se poursuit jusqu’à son terme de 3 ans.
Ce qu’il faut retenir
Une fois certifié, un organisme doit mentionner sa certification sur ses supports de communication, respecter les critères du RNQ et se préparer à un audit de surveillance dans les 18 mois.
Très important
Une non-conformité majeure identifiée lors de l’audit de surveillance peut entraîner une suspension ou un retrait de la certification si elle n’est pas corrigée rapidement.
Exemples de non-conformités courantes
Pour mettre toutes les chances de votre côté, connaître les exemples de non-conformités courantes peut vous aider à les éviter. Voici les plus courantes :
- Absence de preuve d’évaluation des acquis : pas de quiz, pas de tableau de progression,
- Documents obsolètes : procédures non mises à jour depuis plusieurs années,
- Manque de suivi des retours : aucun plan d’actions suite aux enquêtes de satisfaction.
- Communication imprécise : intitulés de formation divergents entre site web et supports imprimés,
- Non-conformité logistique : locaux inaccessibles aux personnes en situation de handicap.
Le portage Qualiopi : une solution temporaire
Le portage Qualiopi permet à un prestataire non certifié de proposer des actions de formation sous le certificat d’un organisme porteur. Cette solution présente des avantages, notamment un accès immédiat aux financements publics sans passer directement par l’audit. La simplicité contractuelle est aussi un autre avantage, car un accord de portage suffit.
Cependant, le portage Qualiopi comporte aussi des inconvénients comme les frais de portage variables et la perte d’autonomie. Les frais de portage sont très variables d’un porteur à un autre et il est généralement un pourcentage du chiffre d’affaires. Le porteur garde la main sur la partie qualité et la responsabilité de la certification.
Très important
Le portage Qualiopi n’est pas une certification : vous restez dépendant d’un organisme certifié et vous ne pourrez pas utiliser le logo Qualiopi à votre nom.
Questions fréquentes
Les sept critères sont : informations, identification des besoins, adéquation des moyens, mobilisation des acquis, conditions d’accueil, recueil et traitement des retours, pilotage et amélioration continue.
Pour avoir Qualiopi, il faut disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) valide et d’un système documentaire conforme aux exigences du Référentiel National Qualité.
Tout prestataire d’actions de formation, de bilans de compétences, de VAE ou d’apprentissages financé par des fonds publics ou mutualisés.
La certification avec l’audit initial et l’audit de surveillance coûte à partir de 1 500 euros. Vous vous en doutez bien : ce prix peut très vite grimper pour un grand organisme de formation avec plusieurs sites.
La certification est valable trois ans, avec un audit de surveillance obligatoire entre le 14ème et le 22ème mois.
Le RNCP recense les titres et diplômes reconnus par l’État, tandis que Qualiopi certifie la qualité du processus de formation.
